時間管理－－判斷行動的準則

時間管理－－判斷行動的準則日期：10-27 2014 時間管理 2014:276次

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　　剛剛開始學習時間管理時，有時候筆者會停下來問自己一個問題”我現(xiàn)在應(yīng)該要做什么呢？”，有一陣子，這個問題常浮現(xiàn)在腦海中，隨著經(jīng)驗累積，這個問題的解答慢慢明朗化，我發(fā)現(xiàn)自己判斷行動的準則共有四項–場合、時區(qū)及時間、精力、MITs，這四項準則是有優(yōu)先次序的，我們一個一個來說明。

（1）場合

　　場合不對，就沒有辦法做事情，譬如出門在外，想要打電話，拿起電話清單卻發(fā)現(xiàn)沒有帶手機，想要發(fā)email，卻發(fā)現(xiàn)附近沒有無線上網(wǎng)的熱點，這樣子事情都無法處理。我覺得要減少這一個問題發(fā)生，就要常常思考如何突破場合的限制。

　　11/4晚上，twhsi從北京回臺灣，在回家的機場巴士上，司機居然問我需不需要無線上網(wǎng)。原來他自己買了一個3.5G無線USB網(wǎng)卡，還加裝無線基地臺，這樣子我就可以直接用macbook無線上網(wǎng)，這就是一個突破場合限制的例子。

　　又例如，以前筆者的每日計劃體積很大，出外時檢視及規(guī)劃時不大方便，所以設(shè)計了可以放在皮包內(nèi)的A4紙每日計劃，讓我能夠在休假時也能掌控一天的時間，不再受到以前工據(jù)社計不夠方便的影響。

　　場合及工具不對，雖然無法做事情，但是我們可以積極的思考突破的方法，有些人喜歡用高科技工具，我個人則喜歡思考一下如何運用現(xiàn)有的工具來解決。而我們的行動清單，若能按照場合來分類放置，這樣某些行動雖因為場合不對 學習規(guī)律，無法進行，但是可以找出適合這個場合處理的行動，才不會浪費了時間。

（2）時區(qū)及時間

　　開會前10分鐘，不是適合打電話給重要客戶的時間，但是或許可以把自己桌面收拾一下。

　　搭乘飛機前15分鐘，也不適合思考重要的企劃案，但是可以去免稅商店把想要送給家人的禮物先挑好（可以寄放在柜臺。）

　　充分運用零碎的時間是高效人士的特色，我學網(wǎng)（google全球副總裁李開復(fù)先生創(chuàng)辦）>期刊主編馬京告訴我，李開復(fù)先生很會運用零碎的時間，常常您寄信給他，一分鐘就回信了，如果外出旅行，李先生也隨時運用每一個可以上網(wǎng)的地方，立刻把開回覆的信件回覆，當與他同行的朋友埋怨商業(yè)旅行讓他們積壓了一大堆電子郵件難以處理，李先生卻是下飛機后立刻可以處理接下來的行程及事項。

　　每一個人都應(yīng)該在處理事情時，充分掌控每一個行動的耗時，行動清單上，也應(yīng)該有些短時間就可以完成的事情，最有生產(chǎn)力的時候，就是充分利用時區(qū)與時區(qū)之間的小空檔，快速的批次處理事情。

（3）精力

　　當我們有時間，且身處合適的場合，手邊有適合的工具，這樣子我們就能很有生產(chǎn)力的工作嗎？

　　答案是否定的，我們體力已經(jīng)下滑，無法集中精神（如經(jīng)過一整天冗長的銷售會議后），這時候確實無法處理一些需要高度關(guān)注的問題（打電話給潛在大客戶、考核制度的架構(gòu)思考），但是卻可以作些不大需要精力消耗的事情（看看商業(yè)雜志、上網(wǎng)瀏覽出差的火車或班機時間等）。這時我們需要的是一份就算是精力狀況不佳，也能夠處理的清單，這也就是為何完整的行動清單如此重要的原因。

　　我在演講之前一定會作很多休息，早上也會作八段錦、一周三次游泳，藉此累積我自己的精力。。在商業(yè)社會，我們都要持續(xù)工作數(shù)十年，若是沒有一個強健的身體，就不可能因應(yīng)這數(shù)十年的挑戰(zhàn)。

　　在此也向各位介紹一本好書 >，這本書只有簡體中文版，但是相當值得一讀，臺灣的朋友也可以看看我寫的幾篇 >文章。這本書告訴我們，在平時，就要累積自己的精力，這要靠規(guī)律的作息、控制的飲食、適當?shù)倪\動才能讓我們的精力管理足以應(yīng)付每日的挑戰(zhàn)，享有精力充沛并有生產(chǎn)力的一天。

（4）MITs

　　最后才是MITs，也就是我們常說得優(yōu)先次序，要先有正確的場合、有足夠的時間、有充分的體力，我們才可以依照優(yōu)先次序，先解決手上重要的事情。

結(jié)語

　　和大家分享一個小故事，試想桌上有兩個玻璃杯，一個裝滿了冰塊，一個裝滿了粉圓（珍珠奶茶里面放的那種小粉圓），現(xiàn)在，我們要將一塊大石頭放進去，哪一個杯子會破掉呢？

　　我們的一天就像這個玻璃杯，石頭，就像是生活中的突發(fā)事件。若是杯子里面都裝滿了冰塊，雖然里面有許多空間，但是硬把石頭塞到里面的結(jié)果，杯子就破了。但是將石頭放到粉圓的杯子就不同了，雖然杯子中裝滿粉圓，看似沒有空間，大石頭丟下去，不過只是把一些粉圓擠出來，杯子是不會破的。

　　我自己常常在”加工”這個流程中，把雜事加工成一個個十分鐘左右的小行動，每日計劃中，也批次處理這些小行動，也因此我每天遇到突發(fā)狀況時，很少被事情卡住，大不了放棄一些小行動再找合適的時間執(zhí)行即可。

　　今天介紹的四個準則–場合、時區(qū)及時間、精力、MITs，都是我5年來實踐時間管理的心得，和大家分享，也請大家不吝指教。

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