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大學(xué)社團(tuán)干部如何做好時(shí)間管理2014

編輯: 路逍遙 關(guān)鍵詞: 時(shí)間管理 來(lái)源: 逍遙右腦記憶

大學(xué)社團(tuán)干部如何做好時(shí)間管理

大學(xué)社團(tuán)干部如何做好時(shí)間管理日期:10-27 2014 時(shí)間管理 2014:796次

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2007年11月2日我在北京大學(xué)做了一個(gè)時(shí)間管理的研習(xí)會(huì),當(dāng)時(shí)協(xié)助我辦理這個(gè)活動(dòng)的是北京大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院博士生李娟以及北京大學(xué)“青年成材促進(jìn)會(huì)(YEA)”,也因此有機(jī)會(huì)接觸到大陸一流的年輕學(xué)子。

  大學(xué)生如果僅僅是求知,那也很可惜,當(dāng)天參加活動(dòng)的陳向是是清華大學(xué)自動(dòng)控制系的學(xué)生,也是清華大學(xué)紅十字會(huì)學(xué)生分會(huì)會(huì)長(zhǎng)。在紅十字會(huì)六年的時(shí)間,讓他不僅是一位優(yōu)秀的研究生,也成為一位優(yōu)異的領(lǐng)導(dǎo)者。

  最近也有機(jī)會(huì)針對(duì)臺(tái)灣一所國(guó)立大學(xué)全校社團(tuán)干部做一場(chǎng)演講,他們也整理出一些社團(tuán)干部常常面臨到的時(shí)間管理難題。我也利用這兩篇文章做一番思考,期許能夠在演講時(shí)有更好的互動(dòng)及效果。今天先討論三個(gè)問(wèn)題,明天再討論另外兩個(gè)。

1.開(kāi)會(huì)時(shí)間總是在晚上,如何有效率的開(kāi)會(huì)

  先來(lái)說(shuō)故事,我大二時(shí)擔(dān)任社團(tuán)干部,有一天晚上開(kāi)會(huì)開(kāi)到12點(diǎn)回家,回到房間,卻發(fā)現(xiàn)有兩個(gè)社團(tuán)的朋友正在我房間里面看電視,原本就累得要命的我差點(diǎn)昏倒。大學(xué)時(shí),怕自己覺(jué)得寂寞,就想到自己的房間當(dāng)作大家的客廳,這樣子就會(huì)有很多朋友來(lái),便不覺(jué)得寂寞。但是,有了電視之后,雖然你有事要做,有書要讀,朋友還是常常來(lái)敲門要看電視。

  我們講到如何來(lái)開(kāi)會(huì),而且是有效率的開(kāi)會(huì),就要想我做了什么事情,才導(dǎo)致這個(gè)會(huì)議有效的發(fā)生?這是一種因果關(guān)系,我買了一臺(tái)電視,就會(huì)導(dǎo)致常常有人來(lái)敲門的果,那我們做了什么開(kāi)會(huì)前準(zhǔn)備,才可以產(chǎn)生節(jié)省時(shí)間的果?

a. 事前做好建立團(tuán)隊(duì)的工作

  在學(xué)年開(kāi)始前,最適合做聯(lián)誼性的工作,或者先寄一些信件鼓勵(lì)干部們,或者趁機(jī)舉辦一些聚會(huì),凝聚團(tuán)隊(duì)的士氣和默契,都是很好的方法。聯(lián)誼的活動(dòng),可以讓大家有一種認(rèn)同感,也讓大家更?解我們的想法,先搞定人、事情才能搞定。

b. 議程及企劃案要 Plan ahead

  在開(kāi)會(huì)前,一定要排出議程,這樣子主席及與會(huì)者才能知道要花多少精力在每個(gè)議程中。如果有要討論的企劃,一定要有書面的資料(打字)。書面企劃提案,是提案者和其輔導(dǎo)干部事前討論,而開(kāi)會(huì)的目的,是整合團(tuán)隊(duì)的共識(shí),推動(dòng)活動(dòng)。這兩者分別清楚,就能省下許多開(kāi)會(huì)時(shí)間。

c. 主持會(huì)議的技巧

  會(huì)議的主持也相當(dāng)重要,若是擔(dān)任主持人的角色,就需要除了排定今天議程,更要和提案人做一下溝通,了解重點(diǎn),如何推動(dòng)提案通過(guò)。除此之外,面對(duì)復(fù)雜的議程,最后先有一些會(huì)前會(huì),找少數(shù)關(guān)鍵的人來(lái)先溝通(可以利用開(kāi)會(huì)前20分鐘先行討論),也讓整個(gè)會(huì)議時(shí)間縮短。

  永錫參加“青商會(huì)”九年,學(xué)習(xí)到議事能力的重要,除了可以運(yùn)用團(tuán)隊(duì)的力量推動(dòng)工作,更能讓大家在意見(jiàn)不完全一致的狀況下取得最大共識(shí),讓整個(gè)團(tuán)體朝同一個(gè)方向前進(jìn)。

2.計(jì)劃總是趕不上變化,如何訂定行事歷,及抓準(zhǔn)籌備活動(dòng)所需要時(shí)間?

  “員林青商會(huì)”舉辦“彰化縣英語(yǔ)演講比賽”到今年已經(jīng)舉辦六屆了,今年遭遇到舉辦場(chǎng)地(彰化演藝廳)臨時(shí)出問(wèn)題,必須承租其他場(chǎng)地。當(dāng)時(shí),我立刻尋找到了一個(gè)備用場(chǎng)地并談妥,隔天便和社團(tuán)干部拜訪演藝廳,了解錯(cuò)誤發(fā)生的原因(照例是溝通及行政流程的問(wèn)題導(dǎo)致)。結(jié)果成功談成決賽活動(dòng)延后一周舉辦的方式,順利解決場(chǎng)地問(wèn)題。

  舉辦活動(dòng)時(shí),總會(huì)有許多突發(fā)狀況,常常會(huì)讓人覺(jué)得活動(dòng)辦不下去。但是,這其實(shí)常常也是另一個(gè)良機(jī),勇于面對(duì)挑戰(zhàn),活動(dòng)反核就能辦得更好。

a. 寫好活動(dòng)企劃書,才能機(jī)動(dòng)應(yīng)變

  英文演講比賽由于已經(jīng)舉辦六屆,因此留下了許多企劃案范本。我也和承辦主委多次就活動(dòng)內(nèi)容討論,并在社團(tuán)內(nèi)舉辦了籌備會(huì)。也因此,雖然意外發(fā)生導(dǎo)致整個(gè)行事歷變動(dòng),社團(tuán)內(nèi)的其他干部卻能協(xié)助應(yīng)變,這都有賴于事前對(duì)整個(gè)企劃的掌控狀況(企劃案及事前會(huì)議等),讓變動(dòng)影響變成最小。

b. 抓準(zhǔn)籌備活動(dòng)所需要時(shí)間

  演講比賽開(kāi)始推動(dòng)時(shí),速度很慢,由于主辦的主委資歷深,但是很忙碌,我自己也因?yàn)槎路莩鰢?guó)日數(shù)很長(zhǎng),導(dǎo)致整個(gè)活動(dòng)推動(dòng)的時(shí)間被延遲了。其實(shí)抓準(zhǔn)籌備活動(dòng)所需的時(shí)間并不容易,但是重點(diǎn)是要預(yù)留許多狀況的應(yīng)變時(shí)間,不要預(yù)估一個(gè)月,就在一個(gè)月前開(kāi)始準(zhǔn)備,而是要盡量提早就設(shè)計(jì)出企劃案,才能避免時(shí)間不足導(dǎo)致的問(wèn)題。

c. 生命會(huì)自己找到出路

  辦活動(dòng)也常常遇到不知如何推動(dòng)的狀況,我在活動(dòng)推動(dòng)不順利時(shí),總會(huì)想到侏羅紀(jì)公園片中的一句話”生命會(huì)自己找到出路”。面臨演講比賽的場(chǎng)地問(wèn)題,第一時(shí)間是就是找尋替代方案,聯(lián)絡(luò)初賽場(chǎng)地員林高中,租借其禮堂作為決賽場(chǎng)地。第二件事情,就是聯(lián)系彰化演藝廳,約好時(shí)間,由我們社團(tuán)的干部去拜訪,?解真實(shí)的狀況。

  當(dāng)時(shí)演藝廳提出該日確實(shí)無(wú)法租借,但是延后一周的話,場(chǎng)地是OK,雖然我一開(kāi)始不以為然,但是在前去的干部討論決議,決賽延后一周舉行(后來(lái)證明這樣子沒(méi)有問(wèn)題)。

  因此在遇到各種狀況時(shí),都不用緊張,反要先慢下來(lái)思考。把問(wèn)題切成小塊,自然可以順利進(jìn)行。

3.從活動(dòng)狀態(tài)進(jìn)入讀書狀態(tài)的時(shí)間太長(zhǎng),如何改善?

  大二時(shí)是我參加社團(tuán)最瘋狂的時(shí)候,當(dāng)時(shí)我擔(dān)任山地服務(wù)隊(duì)的隊(duì)長(zhǎng),同系好友則是社團(tuán)的總干事。我們白天忙著上課及社團(tuán),下課后則完全投入社團(tuán)活動(dòng),數(shù)不清的聚會(huì)及會(huì)議,成績(jī)當(dāng)然是一落千丈。期末考時(shí),我叫好友去考工程數(shù)學(xué),他卻說(shuō)因?yàn)闆](méi)念書不想去了,那個(gè)學(xué)期,我被當(dāng)了九個(gè)學(xué)分,好幾科六十,僥幸留在學(xué)校,好友則離開(kāi)學(xué)校,再重考進(jìn)歷史系。

  出了社會(huì)后,我在工作之余參加“青商會(huì)”,發(fā)現(xiàn)社團(tuán)、家庭及工作之間的平衡問(wèn)題依舊存在,但是這次我因吃過(guò)苦頭,變得比較聰明。我知道我自己的優(yōu)先次序永遠(yuǎn)是家庭、工作、社團(tuán),遇到?jīng)_突時(shí),便要有所取舍。

a. 找出自己的讀書屬性

  有些人適合早上讀書,有些人晚上效率才高,有的人在圖書館最讀的下書,有的人則要有點(diǎn)吵雜的環(huán)境。你真的了解自己的讀書屬性嗎?寫晨間日記是一個(gè)很好的方法,可以紀(jì)錄自己的讀書狀況,并加以檢討,一步一步找出最適合自己的方式。這樣才能用自己合適的方式來(lái)讀書,自己也更愿意花更多時(shí)間來(lái)做這件事情,事半而功倍。

b. 每周的時(shí)間區(qū)塊設(shè)定

  學(xué)校和社團(tuán)的作息,常常是用周來(lái)做單位,每周內(nèi)的時(shí)間區(qū)塊可以事前規(guī)劃好。課表排出后,幾個(gè)帶狀時(shí)間固定給社團(tuán),幾個(gè)時(shí)間作為讀書的時(shí)間,如果固定出每周讀書時(shí)間,別人也知道那段時(shí)間內(nèi)要尊重你。相對(duì)的我們也要尊重別人的時(shí)間,不論開(kāi)會(huì)、聚會(huì)事前做好規(guī)劃,節(jié)省大家時(shí)間。

c. 減少熬夜,立刻補(bǔ)眠

  熬夜偶一為之,和同學(xué)出去透透氣,放松一下是一件好事,但是要注意回來(lái)后的休息。建議熬夜后的幾天,要多睡一些,快速補(bǔ)眠,迅速回到熬夜前的狀態(tài),朝目標(biāo)邁進(jìn)。

  角色的平衡,是很困難的時(shí)間管理問(wèn)題,自己要訂好優(yōu)先次序及原則,除了自己遵守,也要讓自己的干部知道,作為領(lǐng)導(dǎo)者,很多時(shí)間都是和其他人共同擁有的,要先做好溝通,才不會(huì)沖突。

大學(xué)社團(tuán)干部的時(shí)間管理問(wèn)題主要在角色的平衡,一方面要兼顧課業(yè),一方面又要推動(dòng)社團(tuán),兩者都是消耗大量時(shí)間的工作。最好的方法就是請(qǐng)教“善知識(shí)” 學(xué)習(xí)效率 ——能夠兼顧課業(yè)及社團(tuán)的學(xué)長(zhǎng)姐。藉由其經(jīng)驗(yàn),了解未來(lái)可能面臨的問(wèn)題,及如何解決方法。今天我們繼續(xù)來(lái)討論其他兩個(gè)大學(xué)社團(tuán)干部的時(shí)間管理問(wèn)題,我們這就開(kāi)始。

4. 組聚時(shí)間很長(zhǎng),如何將長(zhǎng)組聚時(shí)間分割、分散至而空白的小時(shí)日里?當(dāng)團(tuán)隊(duì)在浪費(fèi)時(shí)間培養(yǎng)感情時(shí)要取舍感情還是效率?

  1999 年,我就加入“青商會(huì)”,當(dāng)時(shí)“青商會(huì)”很多人戲稱為“喝酒會(huì)”。一開(kāi)始,我也喝了很多酒,喝完了,就到餐廳外面去吐,當(dāng)時(shí)餐廳的外面是田,我往往自我解嘲說(shuō)是在灌溉農(nóng)田。慢慢地,參與社團(tuán)的時(shí)間日久,才知道培養(yǎng)感情,聯(lián)誼固然是一種方式,但是也有比聯(lián)誼更加重要的方法,可以建立團(tuán)隊(duì)的情感。

a. 貢獻(xiàn)獨(dú)特的長(zhǎng)處

  這幾年我參加“青商會(huì)”,有時(shí)我投入的時(shí)間不見(jiàn)得多,因?yàn)槲覍W(xué)會(huì)要貢獻(xiàn)自己獨(dú)特的長(zhǎng)處。我的專長(zhǎng)在于規(guī)劃企劃案及帶人。于是我會(huì)花時(shí)間和新會(huì)友共處,吃飯同一桌,坐座位時(shí)坐一塊,相互了解并建立默契。當(dāng)他們接任活動(dòng)時(shí),主動(dòng)關(guān)心,甚至和他們一起跑場(chǎng)地及討論企劃案;蛟S我無(wú)法花時(shí)間作很多無(wú)謂的聯(lián)誼,但是卻能用我的長(zhǎng)處協(xié)助社團(tuán)推動(dòng)會(huì)務(wù)。

  每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人的長(zhǎng)處不同,要了解自己的長(zhǎng)處所在,才能知道自己能對(duì)社團(tuán)做出最大的貢獻(xiàn)。

b. 借力始力,開(kāi)會(huì)后的聯(lián)誼

  善用會(huì)議后的聯(lián)誼也很重要,開(kāi)會(huì)是一種正式的溝通,但是培養(yǎng)情感,非正式的聚會(huì)更加的重要,可以將開(kāi)會(huì)后的時(shí)間做一番運(yùn)用,吃吃點(diǎn)心或宵夜,結(jié)合開(kāi)會(huì)及聯(lián)誼,同一段時(shí)間作雙重的運(yùn)用,這樣就能節(jié)省下許多時(shí)間.

c. 信任、默契、溝通,建立情感存款

  真正的情感,不一定要靠大量的聯(lián)誼來(lái)維持,大家合作把活動(dòng)辦好,本身就是一種很棒的聯(lián)誼方式。在籌備活動(dòng)的過(guò)程中,我們能夠和所有參與的人互動(dòng),建立信任及默契,之后的溝通能建立起來(lái)。

  先搞定人,事情就搞定了,社團(tuán)讓我們學(xué)習(xí)與人合作,如何配合別人,同時(shí)也要兼顧時(shí)間的運(yùn)用,是很珍貴的磨練。

5. 對(duì)于規(guī)劃好的行事歷 總是拖到最后一天才做,如何開(kāi)始自治的生活習(xí)慣

  在我演講早起、晨間日記、時(shí)間管理的主題時(shí),常常遇到聽(tīng)眾問(wèn)到“為何你有堅(jiān)持不懈的紀(jì)律”。

  那是因?yàn)槲抑溃蛔龅脑拤毫Ω。我曾?jīng)有數(shù)次憂郁癥的經(jīng)驗(yàn),更曾經(jīng)因此而住進(jìn)精神病房,那是一種心靈的地獄,我掙扎爬了許久才脫離。在那時(shí),也常常會(huì)有尋死的念頭,但是,我終于能夠轉(zhuǎn)念,一有壞念頭產(chǎn)生,我就告訴自己,“為了家人及孩子,我死也要活下去。”

  有時(shí)候,生命的低處是一件好事,讓我們不敢松懈,努力維持紀(jì)律,一步步的執(zhí)行。我曾經(jīng)形容這是“內(nèi)心火焰”、“Guts”,但我也知道,這并不是用文字就能形容的東西。想要做出一點(diǎn)成果,自我超越,本來(lái)就不是一件簡(jiǎn)單的事情,要有理想、要有斗志、要有身邊人的支持。

  所以想要做好時(shí)間管理,還真是不簡(jiǎn)單的事情,要想成自治的習(xí)慣,只能從自己心中主動(dòng)想要奮斗。要有自我要求,要有自信,才能推動(dòng)規(guī)劃好的計(jì)劃,持續(xù)前進(jìn)。

結(jié)語(yǔ)

  日本知名企管顧問(wèn)大前研一曾著有《OFF學(xué)》一書,我從書名體會(huì)到,人生一定要認(rèn)清何謂我們的ON 及OFF。對(duì)于學(xué)生而言,課業(yè)一定是ON,學(xué)習(xí)提供了日后我們升學(xué)、就業(yè)的基礎(chǔ),而社團(tuán)活動(dòng)則是OFF,幫助我們發(fā)展其它的能力。但是一定要知道兩者的主、從關(guān)系,因?yàn)樯鐖F(tuán),影響課業(yè),導(dǎo)致退學(xué)那就本末倒置了。


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