消費(fèi)基本工作案件討論拜訪或接待客戶參加談判實施項目必要的休息投資學(xué)習(xí)運(yùn)動家人團(tuán)聚與親友聚會（必要的）消耗一日三餐上下班交通查閱新聞個人衛(wèi)生家務(wù)浪費(fèi)發(fā)呆毫無目的地上網(wǎng)閑逛上網(wǎng)聊天時間過長睡懶覺
2.2.準(zhǔn)備記事本，記錄日程有效管理時間的根本目的是支配時間，使用記事本記錄日程是最有效的方法。此處引用《把效率提高三倍的時間管理方法》一段關(guān)鍵性的文字：“此處是使用日程表的方法。一整天當(dāng)你開始或完成某個活動時都把時間紀(jì)錄下來，可考慮使用秒表來記錄每個活動的時間間隔。你可以僅在工作時間使用這個方法，或是一整天都用。一天結(jié)束時，把這些時間段分類記錄到綜合類別中，然后找出你在每類活動中耗費(fèi)時間的百分比。假如想把這事做徹底，可以持續(xù)做上一周，再計算你在每類活動中耗費(fèi)的時間占總時間的百分比。要盡可能地詳盡：記下你在收發(fā)電子郵件、閱讀新聞組、網(wǎng)上沖浪、打電話、就餐、洗澡等等事情上分別花費(fèi)了多少時間。當(dāng)你從椅子上站起來的時候，可能就表示你該在日程表里添上一筆了。我通常每天結(jié)束時會有50—100個日程記錄。”準(zhǔn)備一本記事本。上班之前，或者是起床不久，就按照上述四個大塊，在記事本上劃出四個區(qū)域，分別將你需要做的事情填進(jìn)去，列好序號（即優(yōu)先程度）。開始做某件事情的時候，在該項任務(wù)的右上角記下你開始的時間，完成時記錄下結(jié)束時間，可以很明顯地計算出自己完成某項任務(wù)花費(fèi)了多少時間。如果進(jìn)程中被打斷，那么重新開始時，就再次添加記錄。就這樣，每天做了多少事情，都可以直觀地計算出來！2.3.必須堅持的四大原則（1）記事本必須認(rèn)真記錄，對自己要誠實，實際花了多少時間就花了多少時間；（2）浪費(fèi)時間的罪魁禍?zhǔn)祝皇莿e的，就是因為沒有計劃沒有安排沒有目的；（3）減少“消耗”，避免“浪費(fèi)”，增加“消費(fèi)”與“投資”�。�4）貴在堅持，持之以恒，養(yǎng)成習(xí)慣！3.介紹我的模板根據(jù)勝間和代的時間管理論和《把效率提高三倍的時間管理方法》一文的經(jīng)驗，我開發(fā)設(shè)計出了以下模板：3.1.總有效時間由于在EXCEL中無法使用時間格式計算總時間（也許是我沒有找到方法吧），我建議將時間換算成分?jǐn)?shù)（單位：分鐘），比如您是早上7：15起床，晚上11：30入睡休息，那么今天一整天的有效時間就是：23.5-7.25=16.25×60=975(分鐘)。3.2.工作（或稱消費(fèi)）現(xiàn)在基本上是八小時工作制，但是也不排除某些朋友晚上總是加班（我就是屬于這種情況）——工作模塊的C13【工作效率比】==【一天實際有效工作時間】/【480mn】。所謂的“一天實際有效工作時間”指的是該480分鐘內(nèi)，加上必要的午餐和午休時間，真正花費(fèi)在工作上的時間，而不是與同事閑談、無聊發(fā)呆、上網(wǎng)閑逛或者看大堆垃圾新聞。八小時是你的基本工作時間，但是無法控制加班與否的話，我傾向于將加班的時間劃分到“投資”一欄。為什么？就我自己而言，作為律界新人，必須跟著律師認(rèn)真學(xué)習(xí)各種辦案和做事的方法，免不了因為繁忙的工作和繁雜的事情，而需要加班；加班既是為了事務(wù)所的發(fā)展，也是為了自己，你可以通過加班獲取加班費(fèi)或者獎金，更重要的是這是為個人將來謀取進(jìn)一步發(fā)展的空間。因此，我會在“投資”一欄的最上的空格寫上“加班（×××）”，右邊填入加班的時間。此外，還需要說明的是，【午餐與午休】也是屬于“工作”欄，之所以如此，是因為再工作，也要休息，而【午餐與午休】都是【必要的休息】，也是與同事溝通的好時間，故而將其添加進(jìn)去。但是，一般而言，上班族的午餐與午休時間是一個半小時到兩個小時之間，如果在該事件范圍內(nèi)還要其他的安排，那么就記錄實際的【午餐與午休】時間。3.3.投資投資這方面，需要強(qiáng)調(diào)的不多。需要說明的是，除去“工作”一欄，余下三欄的百分比分母是【總有效時間-480】，而【總效率比】計算的是“工作”“投資”“消耗”三者之和占【總有效時間】的比率，得出的就是今天整天的實際效率。3.4.消耗消耗是不得不支出的時間，但是這部分時間還是相當(dāng)有彈性的，比如在上下班交通您可以聽有聲讀物或者外語，交通方便的還可以帶一本小書閱讀；比如，可以約客戶在吃飯的時間見面，將用餐時間與工作結(jié)合起來。至于如何計劃，看每個人的安排了。此外，已記錄的總消耗的時間比可以在F26（公式=G24/F28）看到，可以檢討自己在常規(guī)的消耗項目上，今天是否用的時間過多，比如晚餐時間閑聊，導(dǎo)致無意義的時間浪費(fèi)。因為，我們就餐、洗浴或者做常規(guī)的事情，都是差不多的時間，應(yīng)當(dāng)將其固定下來，通過格式化該時間段，盡可能地節(jié)省時間投入到“工作”和“投資”！3.5.浪費(fèi)這部分時間記錄是最有彈性的，也是特別考驗人對自己要誠實的地方：浪費(fèi)了就浪費(fèi)了，老老實實地寫出來，不要為了一個虛假的效率比而欺騙自己。通過記錄，可以發(fā)現(xiàn)自己每天咋哪些事情上明顯浪費(fèi)了時間（還有隱形浪費(fèi)，見下述），控制自己盡量避免去做這種事情，把時間花在刀刃上。3.6.公式說明★需要說明的是，“工作”一欄效率比的分母是480分鐘，而其他三欄（投資、浪費(fèi)、消耗）的分母則是【總有效時間】減去480分鐘所余下的時間，所以單獨(dú)計算這三欄的效率比，不會與其他欄發(fā)生沖突。此外，為了計算【總有效比】，在B27處設(shè)計了公式：【C12+G12+G24】/【總有效時間】。按照計算出了總有效時間，也就可以按照百分制計算出【實際浪費(fèi)比】。何謂實際浪費(fèi)比？本文3.5處的“浪費(fèi)”一欄，定位到表格中是C25，C25計算的就是明顯的根據(jù)你自己知道的自己在哪些事情上浪費(fèi)了時間，所導(dǎo)致的浪費(fèi)比。但是，當(dāng)你通過計算【總有效利用時間】除以【總有效時間】得出【實際浪費(fèi)比】的時候，一旦發(fā)現(xiàn)C25與B26的數(shù)據(jù)不一致（當(dāng)然是B26>C25），就要好好檢討自己還在哪些地方浪費(fèi)了時間！這是最有效地驚醒自己注意時間的方式！4.我的例子這是我今天的日程表，供大家參考：5.公式匯總為了總結(jié)出合適的公式，頗費(fèi)腦筋，前前后后一共修改了模板N次，總算定下來了。下面的公式是根據(jù)模板中的表格來提供：（1）工作效率比=C12/480（2）投資百分比=G12/(F28-480)（3）浪費(fèi)百分比=C24/(F28-480)（4）消耗百分比=G24/(F28-480)（5）實際浪費(fèi)比=100%-B27（6）總效率比=(C12+G12+G24)/F28（7）總消耗時間=G24/F28（8）總有效時間=(C12+G12+G24)/F286.本文的不足與彌補(bǔ)就量化時間管理來說，如果每天堅持如此記錄，就會很直觀地看到時間利用情況。但是，此種記錄與管理方法存在一個隱蔽的缺點(diǎn)，那就是：量化，但是沒有質(zhì)化。舉例來說，對于一個律界助理新人，接到律師指令就某個客戶做short due diligence，不復(fù)雜的話，你需要2個以上小時。但是，你總不能今后遇到此類人物每次都會是2個以上小時才能完成吧？所以，行事效率必須提到最高的層面來，而不只是每天僅僅完成了一些簡單或常規(guī)任務(wù)，但是卻看到效率表很高而欣慰……這實際上就是在浪費(fèi)時間，也就是說，單位時間里你應(yīng)該可以做更多的事情。為此，特別需要提醒讀者一定要做好以下幾點(diǎn)pre-work：（1）擬定計劃，在不影響工作質(zhì)量的情況下，預(yù)估每項任務(wù)所可能花費(fèi)的時間；（2）任務(wù)過程中，如果可以在該段時間里，能夠做到比你擬定的計劃做到更多，那么就辛苦一點(diǎn)，保持高效率，不要僅僅為了體面的百分比而欺騙自己；（3）不要被任務(wù)進(jìn)程中的小事情而打斷，比如聽到了一個不是很嚴(yán)重但是令人沮喪的消息（esp.你的股票跌了），專心完成你的任務(wù)；（4）日程管理不必那么硬性，不要求制定極為詳細(xì)的目錄，比如上午幾點(diǎn)到幾點(diǎn)一定要完成某項任務(wù)（除非這是必須在該段時間內(nèi)完成的指令工作）。——給自己的任務(wù)一個可以隨性發(fā)揮的空間，以便隨時調(diào)整。
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