文獻是原始文獻的代表，它提供了原始文獻的信息內容，但不能代替原始文獻（即一次文獻），因為其內容已大大簡化。

　　文獻本身給讀者一個信息，即該篇文獻所包含的主要概念和討論的主要問題，幫助科技人員決定這篇文獻對自己的工作是否有用。

　　《美國工程索引》（The Engineering Index）是世界最有名也是最大的檢索刊物之一。每月出版一期月刊，報導世界工程文獻文摘一萬三千至一萬四千條，每期有刊附的主題索引與作者索引，每年還另出版年卷本和年度素引，年度索引還增加了作者單位索引，出版形式有印刷版（期刊形式），電子版（磁帶）及縮微膠片，曾出版過檢索卡片，已于75年停止發(fā)行。

　　文摘的種類（Type of Abstracts）

　　按美國工程信息公司編輯部（Ei編輯部）的分類，文摘分為指示性文摘與信息性文摘，或者兩者結合的文摘。

　　 信息性文摘（Information Abstracts）一般包括了原始文獻某些重要內容的梗概，主要由以下三部分組成：
（1）目的：主要說明作者寫此文章的目的，或說本文主要要解決的問題。
（2）過程及方法：主要說明作者主要工作過程及所用的方法，也包括眾多的邊界條件，使用的主要設備和儀器。
（3）結果：作者在此工作過程最后得到的結果和結論，如有可能，盡量提一句作者所得結果和結論的應用范圍和應用情況。

　　信息性文摘多用于科技雜志或科技期刊的文章，也用于會議錄中的會議論文及各種專題技術報告。

　　指示性文摘（Indicated Abstracts）僅指出文獻的綜合內容，適用于綜述性文獻，圖書介紹及編輯加工過的專著等。綜述性文獻最常見的如某技術在某時期的綜合發(fā)展情況；或某技術在目前的發(fā)展水平，及未來展望等。總之這種文獻是綜述情況而不是某個技術工藝，某產品，或某設備的研究過程。

　　一般情況下信息性文摘占有絕大部分比例。

　　文摘長度（Length of the Abstracts）

　　文摘長一般不超過 150 words，不少于 100 words，少數情況下可以例外，視原文文獻而定。但主題概念不得遺漏，據統計如根據前述三部分寫文摘一般都不會小于 100 words。另外，寫，譯或校文摘可不受原文文摘的約束。

　　一般縮短文摘方法如下：
（1）取消不必要的字句：如“It is reported... ”“Extensive investigations show that…”“the
author discusses…”“This paper concerned with…”
（2）對物理單位及一些通用詞可以適當進行簡化；
（s）取消或減少背景情況（Background Information）
（4）限制文摘只表示新情況，新內容，過去的研究細節(jié)可以取消；
（5）不說廢話，如“本文所談的有關研究工作是對過去老工藝的一個極大的改進”切不可進入文摘；
（6）作者在文獻中談及的未來計劃不納入文摘；
（7）盡量簡化一些措辭和重復的單元，如：
　　此外請注意：文摘第一句話切不可與題目（Title）重復，因Ei中每篇文摘記錄都是與題目連排的，只是題目用黑體排印，因此可認為題目便是文摘的第一句話，遇到此種重復情況請改寫。

　　例如；不用“WAVE FUNCTION FOR THE H CENTER IN LIF． A wave function for the H center in LiF is proposed assuming a linear combination of appropriate molecular orbits．The…”
　　而用“WAVE FUNCTION FOR THE H CENTER IN LIF．a linear combination Of appropriate molecular orbit is assumed．The…”

　　文體風格（styles）

（1）文摘敘述要簡明，邏輯性要強；
（2）句子結構嚴謹完整，盡量用短句子；
（3）技術術語盡量用工程領域的通用標準；
（4）用過去時態(tài)敘述作者工作，用現在時態(tài)敘述作者結論；
如：“The structure of dislocaton core in Gap was invstigated by weak-beam electro microscope． The dis- locations are dissoclated into two shokley partial with separations of 80土10 and 40土10 A in the pure edge and screw cases respectively．”
（5）可用動詞的情況盡量避免用動詞的名詞形式；
如：用“Thickness of plastic sheets was measured”
不用“Measurement of thickness of plastic sheet was made”
（6）注意冠詞用法，分清a是泛指，the是專指；
如“Pressure is a function of temperature”不應是“Pressure is a function of the temperature ”
“The refinery operates…”不應是“ Refinery operates…”
（7）避免使用長系列形容詞或名詞來修飾名詞，可用預置短語分開或用連字符（hyphen）斷開名詞詞組，
作為單位形容詞（一個形容詞）。
如應用“The cholorine-containing propylene-baseed polymer of high meld index”代替The cholorine con- taining high melt index propylene based polyin.”
（8）不使用俚語，外來語表達概念，應用標準英語；
（9）盡量用主動語態(tài)代替被動語態(tài)；
如；“A exceed B”優(yōu)于“B is exceeded by A”
（10）語言要簡練，但不得使用電報語言；
如：“Adsorption nitrobenzene on copper chronite investigation”應為“Adsorption of nitrobenzene on cop- per chronite was investigated．”
（11）文詞要純樸無華，不用多姿多態(tài)的文學性描述手法；
如：“Working against time on hot slag and spilled metal in condition of choking dust and blinding steam，are conditions no maker would choose for his machines to operate in．”
（12）組織好句子，使動詞盡量靠近主語；
例如不用：“The decolorazation in solutions of the pigment in dioxane，which were exposed to 10 hr of UV irradiation，was no longer irreversible．”
而用：“When the pigment was dissoved in dioxane，decolorization was irreversible after 10hr of UV irra- diation”
（13）用重要的事實開頭，盡量避免用輔助從句開頭；
例如用：“Power consumption of telephone switching systems was determined from data obtained experi-mentally．”而不用“From data obtained experimentally，power consumption of telephone switching systems was determind．”
（14）刪繁從簡；
如用 increase代替 has been found to increase
（15）文摘中涉及他人的工作或研究成果時，盡量列出他們的名字；
（16）文摘詞語拼寫，用英美拼法都可；但每篇中應保持一致；
（17）英文題目開頭第一字不得用 The，And，An和A；
（18）題目中盡量少用縮略詞，必要時亦需在括號中注明全稱（盡管中文文獻題目中常用英文縮略字或漢語拼音縮略字），特殊字符及希臘字母在題目中盡量不用，或少用。

　　文摘中的特殊字符（Special Characters）

　　特殊字符主要指各種數學符號及希臘字母，對它們的錄人，Ei有特殊的規(guī)定，希望在文摘中盡量少用特殊字符及數學表達式，因為它們的輸入極為麻煩，而且易出錯，影響文摘本身的準確性，應盡量取消或用文字表達。

 

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