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2007年9月22日,下午三點(diǎn),我正在高雄縣議會(huì)的講堂講解依照?qǐng)龊戏诸、批次處理的重要。我?wèn)了一個(gè)問(wèn)題:

  “如果有一個(gè)活動(dòng)通知,需要打三十個(gè)電話,通知三十位朋友參加,需要耗時(shí)多少?”
  “兩小時(shí)”、“一個(gè)半小時(shí)”、“三小時(shí)”答案此啟彼落
  “30分鐘!”高雄巨港青商的姻雅回答
  “為何你覺(jué)得30分鐘就能打完”我請(qǐng)她詳細(xì)解釋一下
  “一開始打會(huì)比較慢,打了幾通后,就會(huì)抓出要傳遞的核心訊息,寫在紙上,每一個(gè)講的時(shí)候都講標(biāo)準(zhǔn)的話術(shù),這樣子越打就會(huì)越快”姻雅回答

  真是個(gè)好答案,需要常常打電話給別人的都知道,把數(shù)個(gè)電話集中在一起打可以節(jié)省大量的時(shí)間。將同樣類型的事情一次處理,其實(shí)這就是以照?qǐng)龊戏诸悺⑴翁幚淼母拍睿?/p>

在加工及組織的階段中,是最三個(gè)最重要的概念之一(另外兩個(gè)是下一步行動(dòng)及任務(wù),三者息息相關(guān)),”場(chǎng)合”兩個(gè)字,也是這篇文章的主題。

  好友蘋果核曾在文章“發(fā)掘?qū)儆谀愕膇nbox”中提到:

  “場(chǎng)合檢視的能力是inbox進(jìn)化成行動(dòng)清單最重要的核心力量,將inbox調(diào)整成依【場(chǎng)合】分類應(yīng)該能夠提升更多的效率”

  但是何謂場(chǎng)合呢?場(chǎng)合的英文是“context”,英文翻譯是“造成一個(gè)事件發(fā)生所需的環(huán)境”,例如:

  想打電話給張先生,所需的場(chǎng)合就是電話
  想要寫email給Thomas,所需場(chǎng)合就是電腦

  場(chǎng)合的概念有點(diǎn)像web 2.0的“tag”概念,標(biāo)上一些標(biāo)簽,借此分類。但是場(chǎng)合的數(shù)量過(guò)多,會(huì)讓我們?nèi)菀淄浽摓樾袆?dòng)貼上哪個(gè)場(chǎng)合,依我個(gè)人的工作習(xí)慣,只用了以下五

個(gè)場(chǎng)合來(lái)分類,分別是自己動(dòng)手做、當(dāng)面溝通、電話、電腦、思考。

(1)自己動(dòng)手作

  2008年5月18日的研討會(huì)后,在課堂中講解時(shí),提到希望時(shí)間管理的高手們,盡量不要自己動(dòng)手作,而要授權(quán)給他人。這樣的講法,讓許多朋友覺(jué)得很不舒服(事情都給別人做

,自己省時(shí)間,這不是很自私的行為嗎?),也有些朋友沒(méi)有這樣的感覺(jué),覺(jué)得和我一貫的思路沒(méi)有不同。一樣的話,引請(qǐng)不同反應(yīng),也讓我在研習(xí)會(huì)后細(xì)細(xì)思索。后來(lái)才發(fā)現(xiàn),

我沒(méi)有把“團(tuán)隊(duì)分工”的概念講解清楚。

  時(shí)間管理問(wèn)題,大多和其他人的互動(dòng)有所關(guān)系,如果能夠建立團(tuán)隊(duì),并有很好的互信基礎(chǔ),整個(gè)團(tuán)隊(duì)就可以依照個(gè)人的專業(yè)及所有的自由時(shí)間分工。每一個(gè)參與的個(gè)人都有參

與感、這樣子不用凡事都由主辦人自己承擔(dān),并能造就一個(gè)很好的結(jié)果。

  以我5月18日時(shí)間管理的研習(xí)會(huì)為例,這場(chǎng)研習(xí)中涌泉的宏霖、老K是主辦人,小關(guān)、昆蟲則協(xié)助事前餐點(diǎn)、報(bào)到等行政事宜(老K、長(zhǎng)風(fēng)、小秋、喵等等人也協(xié)助良多),我及

老K則負(fù)責(zé)講課的部份,形成團(tuán)隊(duì),并有完善的分工,就能舉辦一個(gè)復(fù)雜的研習(xí)會(huì)。

  自己動(dòng)手做的品質(zhì)最好(例如部落格文章寫作我就無(wú)法授權(quán),要自己寫),也是沒(méi)有團(tuán)隊(duì)支援時(shí)的最佳選擇,但是有團(tuán)隊(duì)時(shí),就要瞭解自己在團(tuán)隊(duì)中的角色,善盡職責(zé),這樣

就能成就復(fù)雜的任務(wù),貢獻(xiàn)更大的價(jià)值。

(2)當(dāng)面溝通

  今年的4月26日為了舉辦一日的時(shí)間管理研習(xí)會(huì),我也利用參加涌泉舉辦iRich版現(xiàn)金流活動(dòng)的機(jī)會(huì),介紹研習(xí)會(huì)活動(dòng),并獲得在場(chǎng)涌泉夥伴們的支持。這就是一種當(dāng)面的溝通

。為了和涌泉夥伴說(shuō)明,我事前準(zhǔn)備了一整頁(yè)的筆記,思考如何表達(dá)自己的概念讓大家瞭解,并提出要請(qǐng)涌泉夥伴一起思考的問(wèn)題(收費(fèi)費(fèi)用的討論)。

  日本茶道師千利休提出“一期一會(huì)”的說(shuō)法,“一期”,表示人的一生;“一會(huì)”,意味著僅有一次相會(huì)。也就是說(shuō),泡茶人與喝茶人,要珍惜能夠在一起喝茶的機(jī)緣,既然

是人生中僅有一次的相會(huì),我們就必需付出人生中僅有一次的精神,來(lái)對(duì)待眼前這個(gè)茶會(huì)。這個(gè)概念讓我對(duì)于當(dāng)面溝通這件事情很重視,人生無(wú)常,要珍惜碰面的機(jī)緣。

內(nèi)人Clare很落實(shí)”當(dāng)面溝通”這件事情,在每次和朋友的聚會(huì)和家庭活動(dòng)中,她一定事前作足功課,不論是交通、天氣、行程、到當(dāng)?shù)匾龅氖虑,無(wú)不推敲拿捏,這一點(diǎn)讓我收

獲良多。也讓我養(yǎng)成和人討論事項(xiàng)前,一定會(huì)做好準(zhǔn)備,才不會(huì)碰面開會(huì)卻無(wú)法進(jìn)入主題,作成結(jié)論。

(3)電話

  我在七月份的電子報(bào)“黃金通訊錄十招 打通人脈任督二脈”,提出了建立黃金通訊錄的三個(gè)基本原則,建立單一資料庫(kù)、名片資料數(shù)位化、把電腦和手機(jī)同步通訊錄。這樣的

好處是,讓我們建立通訊錄系統(tǒng),可以快速找到自己要聯(lián)絡(luò)人的電話。

  以前面姻雅三十分鐘打三十個(gè)電話為例,如果她的手邊沒(méi)有一本完整的通訊錄(青商會(huì)會(huì)為所有會(huì)友制作通訊錄),她就無(wú)法行云流水的一路打電話下去,而必須花 費(fèi)許多時(shí)

間找尋電話號(hào)碼,造成無(wú)謂的時(shí)間浪費(fèi),因此,如果自己平時(shí)就養(yǎng)成建立完整通訊錄的習(xí)慣,也可以讓我們大幅節(jié)省時(shí)間。

  除此之外,每通電話前,事先想好要溝通的重點(diǎn)也很重要,不但可以節(jié)省通話時(shí)間,更能讓雙方迅速進(jìn)入事情的溝通,品質(zhì)也能更好。

(4)電腦

  電腦上面的場(chǎng)合我覺(jué)得要分成兩大類,一個(gè)是單機(jī)做事的狀況(規(guī)劃任務(wù)、寫文章等),一個(gè)是用電腦溝通的狀況(email、skype等)。不論哪一個(gè)狀況,都需要純熟的打字能

力,如果您的打字速度太慢,一定要想辦法把自己中文打字的速度練起來(lái)。

a. 運(yùn)用電腦軟體做事

  我會(huì)使用google文件寫文章、keynote制作簡(jiǎn)報(bào)、運(yùn)用行事歷、通訊錄等軟體,讓我做事時(shí)更加流暢。我覺(jué)得現(xiàn)代人要學(xué)習(xí)一些電腦軟體來(lái)增加自己的工作效率,可以讓自己工

作能力大增。我建議投影片的制作、用電腦繪制心智圖、簡(jiǎn)單的圖片加工都是要學(xué)的。

b 運(yùn)用電腦來(lái)溝通

  網(wǎng)路,就是通往別人面前電腦視窗的那一條路,如果您使用電腦,卻沒(méi)有善用電腦的溝通功能,那可真的太可惜了。除了最普遍的 emails,skype也是非常棒的溝通工具。除

此之外,可以利用網(wǎng)路論壇、部落格、SNS來(lái)提高自己的數(shù)位能見(jiàn)度,做好數(shù)位行銷的工作?梢园丫W(wǎng)路上朋友當(dāng)成虛擬智囊團(tuán),不論是各種自己感興趣議題(電腦、生活、時(shí)間管

理、閱讀、理財(cái)?shù)鹊龋,都有人可以?qǐng)教討論,學(xué)習(xí)起來(lái)也更加迅速。

  我常常覺(jué)得,電腦不會(huì)落伍,但使用電腦的我們會(huì)落伍。學(xué)好電腦及各種網(wǎng)路的應(yīng)用,等于是增強(qiáng)我們的數(shù)位能力,讓我們的影響力藉由軟體及網(wǎng)路更加擴(kuò)大。

(5)思考

  大部分時(shí)間管理的思考,屬于直線型,想好下一步行動(dòng)即可(約占80%),少部份的思考比較復(fù)雜,需要心智圖或規(guī)劃工具的配合,才能想得完整(約占20%),有一些極重要

的問(wèn)題,則需要深度思考(約占1%),需要閱歷及長(zhǎng)期的練習(xí),才能德倒好的答案。

  因此在加工的階段,有些問(wèn)題不是一下子就想得出合適的下一步行動(dòng),這時(shí)候這些事情,就可以歸類到”思考”這個(gè)場(chǎng)合,利用時(shí)間,再做深入的分析及思索。例如我要規(guī)劃

出國(guó)自助旅行的行程,因?yàn)闋砍兜囊蛩睾芏啵A(yù)算、天數(shù)、假期、行程等),就需要用特定的時(shí)間思考規(guī)劃比較合適。

  我常常覺(jué)得時(shí)間管理,其實(shí)是某一種系統(tǒng)思考,運(yùn)用一些方法,讓自己思考的品質(zhì)變好,最終讓我們做事的品質(zhì)提升。
 
結(jié)語(yǔ)

  一旦我們決定要做哪一件事情候,要有方法將這些事情執(zhí)行好。而依照?qǐng)龊戏诸,事?shí)上是一種將事情系統(tǒng)化執(zhí)行的思考,讓我們這些思考過(guò)的行動(dòng)方式,創(chuàng)造更好的身(自

己動(dòng)手)、語(yǔ)(溝通)、意(思考)結(jié)果。
 


本文來(lái)自:逍遙右腦記憶 http://m.yy-art.cn/chenggongxue/3824.html

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