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如何提高你的工作效率

編輯: 路逍遙 關(guān)鍵詞: 成功學(xué) 來源: 逍遙右腦記憶

  你是不是每天都很忙,卻老是忙而無功?是不是感覺付出很多,得到的卻只是老板的責(zé)罵?是不是沒有一刻空閑,到總結(jié)時(shí)卻說不出所完成的成果?如果你已身心疲憊,但是一無所獲,那么,你可能不是工作不努力,而是沒有掌握提高工作效率的正確方法,在無意中浪費(fèi)了你的生命。下面的建議不是萬能的“靈丹妙藥”,但可以給你提高自己的工作效率提供一些有益的參考:

1、把所有工作劃分成"事務(wù)型"和"思考型"兩類,分別對(duì)待:

  所有的工作無非兩類:“事務(wù)型”的工作不需要你動(dòng)腦筋,可以按照所熟悉的流程一路做下去,并且不怕干擾和中斷;“思考型”的工作則必須你集中精力,一氣呵成。對(duì)于“事務(wù)型”的工作,你可以按照計(jì)劃在任何情況下順序處理;而對(duì)于“思考型”的工作,你必須謹(jǐn)慎地安排時(shí)間,在集中而不被干擾的情況下去進(jìn)行。對(duì)于“思考型”的工作,最好的辦法不是匆忙地去做,而是先在日常工作和生活中不停地去想:吃飯時(shí)想,睡不著覺的時(shí)候想,在路上想,上WC的時(shí)候想。當(dāng)你的思考累計(jì)到一定時(shí)間后,再安排時(shí)間集中去做,你會(huì)發(fā)現(xiàn),成果會(huì)如泉水一般,不用費(fèi)力,就會(huì)自動(dòng)地汩汩而來,你要做的無非是記錄和整理它們而已!

2,每天定時(shí)完成日常工作:

  你每天都需要做一些日常工作,以和別人保持必要的接觸,或者保持一個(gè)良好的工作環(huán)境,這些工作包括查看電子郵件,和同事或上級(jí)的交流,瀏覽你必須訪問的 BBS,打掃衛(wèi)生等等;這些常規(guī)的工作雜亂而瑣碎,如果你不小心對(duì)待,它們可能隨時(shí)都會(huì)跳出來騷擾你,使你無法專心致志地完成別的任務(wù),或者會(huì)由于你的疏忽帶來不可估量的損失。處理這些日常工作的最佳方法是定時(shí)完成:在每天預(yù)定好的時(shí)刻集中處理這些事情,可以是一次也可以是兩次,并且一般都安排在上午或下午工作開始的時(shí)候,而在其他時(shí)候,根本不要去想它!除非有什么特殊原因(例如你在等待某個(gè)人發(fā)來的緊急郵件),否則,強(qiáng)迫自己在預(yù)定時(shí)刻之外不要查看郵箱,不要瀏覽BBS,不要去找領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作,這樣,處理這些事務(wù)的效率才會(huì)提高,并且不會(huì)給你的其他主要工作帶來困擾。

3,列出工作計(jì)劃,并且用明顯的方式提示你完成的進(jìn)度:

  記。汗ぷ饔(jì)劃必不可少!這種計(jì)劃并不是為了向某人匯報(bào),也不是為了給自己增加壓力,而是為了讓你記住有哪些事情需要去做,而不是被無形而又說不清楚的工作壓力弄得暈頭腦漲,煩躁不以。首先:在每周開始列出本周的計(jì)劃。計(jì)劃的內(nèi)容就是本周準(zhǔn)備做哪些事情,除非是外界有嚴(yán)格時(shí)間限制的任務(wù)(例如周三必須向客戶提交出產(chǎn)品文檔),否則,周計(jì)劃無須設(shè)定每項(xiàng)任務(wù)擬訂的進(jìn)行時(shí)間,也沒有必要詳細(xì)去說明任務(wù)的內(nèi)容。你只需要一些提示,讓你不回忘記本周要做的工作;然后,每天早上列出時(shí)間表,從周計(jì)劃中選擇出當(dāng)天想做的事,并安排具體時(shí)間去完成;列出所有需要打的電話,和每個(gè)電話的內(nèi)容。這張時(shí)間表應(yīng)該隨時(shí)在你身邊,一抬眼就能看到,它象一個(gè)忠實(shí)的助手,隨時(shí)告訴你下一步工作的內(nèi)容!
  最后,必須進(jìn)行工作計(jì)劃的總結(jié)。很多人把工作總結(jié)想得很復(fù)雜,仿佛需要把所有完成的任務(wù)的完成情況和沒有完成的任務(wù)的未完成原因都詳詳細(xì)細(xì)地書寫出來。這是一個(gè)天大的誤解!其實(shí),工作總結(jié)隨時(shí)都在進(jìn)行,方法簡(jiǎn)單之極:用粗筆把你做完的事從周計(jì)劃和日時(shí)間表中重重地劃去!另一種總結(jié)是在我們制定每日的時(shí)間表和每周的計(jì)劃表時(shí)完成的,方法也十分簡(jiǎn)單:把當(dāng)日或當(dāng)周沒有完成的工作抄寫到下一日或下一周的計(jì)劃中去!你一定要明白,制定計(jì)劃的根本目的不是給你施加任何壓力,而是給你一個(gè)有序的、有準(zhǔn)的工作安排。因此,不要為未完成預(yù)定的任務(wù)而懊惱,而是記住這些任務(wù),并且盡快安排去進(jìn)行!同時(shí),工作計(jì)劃還會(huì)給你帶來自信和成就感:當(dāng)一個(gè)人看到面前成堆的任務(wù)被狠狠地劃去,象征著這些敵人被征服和消滅,那就象是軍人看到自己肩膀上的金星在一顆顆增加一樣,是何等地暢快淋漓!

4,安排好隨時(shí)可進(jìn)行的備用任務(wù),以不浪費(fèi)你的時(shí)間

  我們常常會(huì)遇到這樣的情況:需要打開或下載某個(gè)網(wǎng)站內(nèi)容,連網(wǎng)速度卻慢得象爬蟲;離預(yù)定好的約會(huì)還有半個(gè)鐘頭的空余時(shí)間;焦急地等待某人或某物,卻不知道他(它)什么時(shí)候會(huì)到來;心情不好或情緒不高,不想做任何需要投入精力的工作;所有任務(wù)都已完成,而下班的時(shí)間還未到來。通常,人們遇到這些情況時(shí),會(huì)采用兩種方法去對(duì)待:或者百無聊賴地等待,或者隨便拿起一項(xiàng)工作來做。無所事事地等待是自殺的最好方法,因?yàn)槟愕纳鼤?huì)在你發(fā)蒙時(shí)一刻不停地流逝;而隨便進(jìn)行一項(xiàng)工作,最可能的結(jié)果是工作效率極其低下,在這段空白時(shí)間過完時(shí)必須放棄手頭的沒有完成的工作,下次再重新開始。對(duì)待這樣的空白時(shí)間最好的方法是:預(yù)先準(zhǔn)備備用的任務(wù),而利用這樣的時(shí)間去進(jìn)行(不是完成)它!這樣的備用任務(wù)要求具備的特點(diǎn)是:不需要耗費(fèi)大量的腦力去思考;隨時(shí)可以開始,隨時(shí)可以中斷,并且下次可以繼續(xù)進(jìn)行;沒有時(shí)間的壓力,不必在某個(gè)時(shí)間非完成不可;能給自己帶來一定的樂趣。這樣的工作有:瀏覽報(bào)刊雜志,閱讀有益的但是非專業(yè)的書籍,查看網(wǎng)絡(luò)新聞,隨意訪問自己感興趣的網(wǎng)站,對(duì)自己已完成的工作成果進(jìn)行美化加工(例如整理文檔,修飾繪圖設(shè)計(jì)),整理文件,將顧客名單裁成小條等等。如果你安排好了這樣的任務(wù),你不光可以把這些需要等待的空白時(shí)間充分利用起來,并且你還可以有額外的驚人收獲:整齊美觀的文件柜,有價(jià)值的新聞或文章,或者在一年之內(nèi)讀完了巴爾扎克的全部小說!

5,不要猶豫和等待,立即行動(dòng);

  這一條是對(duì)以上四條的重要補(bǔ)充:不要猶豫和等待,立即行動(dòng)。沒有任何工作會(huì)因?yàn)槟慊乇芩詣?dòng)消失,沒有任何煩惱會(huì)因?yàn)槟悴蝗ハ攵鵁熛粕。你沒有別的選擇,只能去面對(duì),只能去迎接任何挑戰(zhàn)。記。菏澜缡菍儆谀切┥朴谒伎,也善于行動(dòng)的人的!


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